Maximiza el retorno de tu inversión en tiempo y dinero al momento de implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning).

Con estos tips podrás aumentar las probabilidades de que tus colaboradores y trabajadores usen el software, ya que un software ERP es una propuesta costosa no solo en términos de licencia y mantenimiento, sino que en la dedicación de recursos y tiempos. El objetivo es llegar a una proyección y planificación que sea viable y rentable a largo plazo.

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Entonces, para implementar un sistema ERP exitoso aquí te dejamos una lista de consejos y tips sobre cómo escoger un programa ERP e implementarlo con resultados positivos.

1.Haz que la alta-gerencia suba a bordo.

Las empresas que sufren más con un sistema ERP son aquellas que no poseen involucramiento de los altos mandos o administrativos. Los recursos en niveles más bajos de la organización no son tomados en cuenta en el proyecto de implementación si no existe un nivel suficiente de involucramiento de las personas que tienen claridad de la cadena de valor completa. No es necesario llegar al punto de saber cada detalle de la configuración del software, pero si es necesario estar concientes de los problemas que pueden estar causando retrasos.

2.Haz una lista completa de los requerimientos antes de comenzar a buscar proveedores de sistema ERP

Comienza definiendo el alcance del proyecto. Enfócate en requerimientos específicos del negocio y de tus sistemas. Entre más específico puedas ser en un comienzo, mas detallado podrán ser los proveedores en sus propuestas de solución ERP.

No hay nada que desvíe más el presupuesto y los tiempos de un proyecto como el asumir u obviar requerimientos. Asegurate de conversar profundamente con los usuarios finales y quienes gestionan a nivel de IT.

Muchas veces se escogen los sistemas ERP basandose en factores como el precio, tecnología actual o de moda, o aquellos sistemas que llamen más la atención. Si no buscamos que el software se adecúe lo másposible a los requerimientos, la empresa quedará susceptible a una solución personalizada costosa que no obtiene los resultados esperados. ¿Cuál es la solución? Encuentra un software ERP que tenga experiencia específica para tu industria, cuyas herramientas y funciones estén diseñadas para resolver tus requerimientos de negocio. El ROI y beneficios a largo plazo los verás si buscas otras empresas a nivel mundial parecidas a la tuya que ya estén usando con resultados comprobables un Enterprise Resource Planning System.

3.No olvides a los usuarios móviles.

En la medida que la movilidad y las tendencias BYOD (Bring your own device) toma importancia en diferentes industrias, el acceso a los sistemas ERP solo desde un laptop ya no es una opción viable. Escoge un sistema ERP que permita a sus usuarios ser productivos en smartphones y tablets, y que al mismo tiempo asegure que información sensible sea segura.

4.Evalúa cuidadosamente las opciones antes de escoger un software ERP.

Una definición incierta de los requerimientos y prioridades vagamente acordadas puede llevar una mala elección de proveedor. Adicionalmente, la falta de participción y feedback de los stakeholders en la etapa de evaluación puede llevar a una baja aceptación y adopción de los usuarios finales, atrasos en las fechas de implementación y los tiempos para ver beneficios finales.

Otro elemento que las organizaciones olvidan al escoger un programa ERP son los reportes y métricas. ¿Qué deseas lograr con el sistema? Es posible con los reportes presentes en el ERP ver beneficios a nivel numérico de tu negocio, personal y recursos? o debo pagar extra para obtener estas métricas personalizadas? Prevee esto en la etapa de elección de proveedor de ERP y no después de realizar un contrato.

También no debes olvidar la integración. Una solución ERP que no funciona con tus sistemas críticos actuales de operación no es una solución sino otro gasto de software inutilizable.

Finalmente, Encuentra un partner que se especialice o tenga experiencia previa en tu industria. Esto te llevará mucho más lejos y rápidamente a ver beneficios si trabajas junto a un proveedor que sabe de lo que habla.

5.Obtén referencias.

Cuando busques un sistema ERP, pregunta al proveedor de la solución de al menos 3 referencias. Consulta a estas referencias de clientes que fue lo que aduvo bien, que funcionó mal y que harían diferente si lo hicieran nuevamente. Si el proveedor no provee al menos referencias de clientes en tu industria puede que no tenga la experiencia que tu necesitas.

Si eres miembro de una asociación de tu industria, pregunta a tus colegas por recomendaciones de ERP.

6.Piensa antes de personalizar.

Considera la cantidad de personalización requerida para configurar y lanzar. Sistemas ultra-persoanlizados generarán mayores costos, no solo en la implementación inicial sino que también en las actualizaciones.

Aquellos negocios con requerimientos especiales necesitan considerar que requerimientos pueden ser trabajados con las configuraciones por defecto. Una solución no-ultra-personalizada puede ofrecer menos flexibildiad pero más estabilidad, y además menor costo inicial y posterior.

Generalmente, los procesos de negocio de las empresas son virtualmente los mismos (enviar-pagar facturas, recolectar ingresos y asegurar recursos). Es por esto que los sistemas ERP fueron construidos en un principio. Las empresas pueden tomar ventaja de los procesos estandar que han funcionado en muchas compañias y han sido probados previamente con buenos resultados.

Si una función de negocio es clave y necesita personalización asegurate de probarla. Recuerda que el costo de personalizar no es solo escribir y testear codigo para la implementacion inicial, sino que proveer soporte a largo plazo y actualizaciones. Manten tu software simple e intenta no entrar a personalizar tu Enterprise Resource Planning System.

7. Asigna un lider de proyecto ERP interno.

No solo te quedes con el project manager del proveedor, ten personas de tu lado para esto. Selecciona a alguien que se siente cómodo gestionando sistemas de software para que sea el líder de proyecto. Esta persona será responsable de recolectar todos los requerimientos de los usuarios finales, aprender de pies a cabeza el nuevo sistema, trabajar con el proveedor sobre los datos a rescatar, coordinar capacitación y actuar como el punto de contacto para todos los empleados.

Uno de los errores más comunes hechos por empresas durante sus implementaciones de ERP es gastar mucho tiempo, energía y dinero seleccionando el software correcto y partners de implementación, solo para asignar un equipo deficiente para implementar. Esto resulta en muchos problemas durante el diseño e implementación, largos tiempos para toma de decisiones y atrasos. Si bien es dificil liberar a tus recursos mas brillantes de sus trabajos de tiempo completo, las implementaciones de ERP no son simples y pueden ser muy costosas. Asi que es importante colocar a las mejores personas para este trabajo. No solo los mejores IT, Si no que al mejor equipo, tus mejores personas.

8.Provee el tiempo que sea necesario y recursos necesarios para capacitar en el sistema ERP.

Aprender una nueva forma de operar requerirá un tiempo significativo para todos, por lo que el equipo del proyecto debe ser proactivo para reducir toda fricción con los empleados a la hora de capacitar. Identifica las necesidades específicas de cada departamento, permitiendo desarrollar programas de entrenamiento que se ajusten a cada uno.

Reconoce que las capacitaciones más efectivas no vienen de fuentes externas. Aquellos empleados con facilidades en tecnología pueden ser capacitados en mayor profundiadad permitiendoles apoyar a los otros empleados. Tener soporte dentro de cada grupo operacional reduce la fricción de aprendizaje.

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