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Facturación Electrónica

5 Errores a evitar al implementar Factura Electrónica

5 Errores a evitar al implementar Factura Electrónica

 

La factura electrónica permite intercambiar documentos tributarios de manera electrónica entre la red de contribuyentes y negocios de manera rápida y segura.

La facturación electrónica hace a las empresas más eficientes en términos de procesos contables y logísticos, ahorra costos de almacenamiento, minimiza errores y protege al medio ambiente, entre otras ventajas.

Si aún no sabías, el plazo obligatorio para implementar la facturación electrónica se acorta, si estás muy desentendido del tema, acá una infografía resumen de factura electrónica.

 

Ahora, antes de implementar, las empresas cometen muchos errores comunes en el proceso de facturación electrónica, Acá listamos estos errores para que puedas prevenirlos y trabajarlos:

1. Falta de comunicación

Como es una obligación suele pasar que las empresas no suelen comunicar clara y transparentemente los beneficios y requerimientos a todos las partes involucradas e interesadas de la empresa (clientes, proveedores, socios, áreas involucradas). Una falta de claridad y transparencia de las expectativas de la factura electrónica lleva a que el proyecto de implementación y su posterior uso tenga desde leves a graves consecuencias. Si no se entienden los beneficios, no se podrá justificar la inversión de un sistema de factura electrónica. Si no se involucra a las partes interesadas o directamente afectadas (T.I, contabilidad, finanzas, logística) puede generar que los requerimientos de implementación o integración del sistema queden incompletos, por lo que posteriormente tendremos problemas en los procesos de las facturas.

2. Dejar todo para último

Si bien el mercado está preparado para rápidas implementaciones de sistemas de factura electrónica, el proceso no es tan vuelta de llave como se podría imaginar, hay una serie de pasos que se deben realizar para implementar factura electrónica. A fecha de hoy, queda un poco más de 4 meses para que se cumplan los plazos impuestos por el SII para las PYMES. Implementar factura electrónica al final de este periodo puede llevar a las empresas a encontrarse con escenarios como escoger un proveedor con poco capacity para tomar tu proyecto de integración de factura electrónica o encontrarse con retrasos de implementación que puede llevar a no cumplir la obligatoriedad o los requisitos de funcionamiento que necesitas para operar.

3. No dimensionar el modelo de negocio.

Existen sistemas de factura electrónica ofrecidos por proveedores de mercado (de pago) y el sistema gratuito del SII. Lo que muchas empresas no tienen en cuenta es que el sistema del SII, si bien es gratuito, solo busca cumplir las operaciones básicas de documentos tributarios electrónicos y considera un bajo volumen de documentos, es decir, es para pymes que no tienen problemas en emitir facturas 1 a 1 en el sistema.

Si la empresa tiene un gran volumen de facturas mensuales, una forma de despacho de facturas variable o necesita operar con internet, debe considerar una alternativa de mercado para cumplir con sus operaciones. Además, muchas empresas no dimensionan su crecimiento o la integración con sus sistemas actuales de administración u operación (como un sistema ERP). Esta integración no es trivial y puede tener grandes beneficios inmediatos automatizando y acelerando los procesos contables y otros relacionados con la facturación.

4. Considerar que la implementación de factura electrónica es un proyecto del área administrativa o IT.

Los resultados más inmediatos de la factura electrónica es la automatización y la integración con sistemas ya operacionales. Una implementación exitosa dependerá de un levantamiento colaborativo de los requerimientos de las partes interesadas y el soporte del área de T.I, contabilidad, finanzas y tesorería.

 

Relacionado: 8 consejos para implementar un sistema ERP

 

5. Pensar que los requerimientos no puedan cambiar.

La implementación de factura electrónica no es una sola vez y nos olvidamos. Es muy probable que debido a tu crecimiento surjan nuevas oportunidades de mejora. Además, el SII puede exigir nuevos procedimientos o especificaciones de operación para ajustar una mejor interoperabilidad de la industria y empresas. Debemos considerar que la implementación de factura electrónica no termina con la obligatoriedad del SII, sino que al menos por ahora es compatible con los requisitos legales, pero esto puede cambiar a futuro.

 

En BES Consulting hemos implementado factura electrónica con clientes de alta exigencia en distintos mercados junto a integraciones con sistemas ERP como SAP Business One y Retail Pro. Contáctanos si necesitas ayuda o consejo sobre requerimientos, tiempos y costos de implementación.

 

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Guía de implementación de factura electrónica [Infografía]

Cómo implementar factura electrónica, todo lo que necesitas saber en esta infografía.

 

Además si quieres ver más detalle puedes descargar guía de implementación dónde tendrás el paso a paso con links e imágenes, además encontrarás:

  • Los plazos de implementanción obligatoria por tipo de empresa
  • Condiciones para quedar exento
  • Beneficios de factura electrónica
  • Requisitos previos
  • Qué es el certificado digital y cómo conseguirlo
  • Tipos de sistemas de factura electrónica
  • Cuando escoger el sistema gratuito del SII u otro proveedor de pago
  • Consejos antes de implementar
  • Paso a paso con links e imágenes para implementar factura electrónica

 

Acá podrás obtener la guía de implementación de factura electrónica

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¿Cómo hacer o emitir factura electrónica?

¿Cómo hacer o emitir factura electrónica?

Aqui encontrarás todos los pasos necesarios de acuerdo a las instrucciones impuestas por la ley y el Sistema de Impuestos Internos SII.

Lo primero que debes saber es que hay dos formas de hacer facturación electrónica: Mediante el sistema gratuito SII y facturación de software de mercado.

Lo segundo, es que hoy existen plazos para implementar y que son obligatorios. Puedes conocer las fechas exigidas por la ley acá. 

¿Cuál es la diferencia y en cuál deberías enfocarte?

Bien, el sistema gratuito de facturación del SII tiene funcionalidades básicas para operar factura electrónicamente y cumplir la normativa. Este sistema permite emitir y recibir los siguientes documentos tributarios electrónicos: Factura Electrónica, Nota de Crédito, Nota de Débito y Guía de Despacho. Además, podrás administrar estos documentos, registrar y enviar la información electrónica de compras y ventas al SII, ceder las facturas a terceros, entre otras funcionalidades básicas emitiendo los documentos UNO a UNO.

El sistema de facturación de mercado, se refiere a utilizar algún software privado que ofrezcan empresas privadas  (tal como ofrecemos acá en BES nuestro servicio propio de facturación electrónica). La diferencia está en permitir funcionalidades acordes a las necesidades de cada empresa y compatible con los sistemas que ya usas.

Ya sea mediante el SII directamente o un sistema de mercado, si eres Pyme, la factura electrónica tiene enormes beneficios que no puedes dejar pasar.

¿Cuando deberías preferir un sistema de factura de mercado?

  • Tienes un gran volumen de facturas mensuales
  • Si tu forma de despacho de facturas es muy variable (correos, personal, con mercancía, etc)
  • Si ya tienes aplicaciones que sostienen parte del proceso de facturación (Sistemas de gestión como un ERP)
  • Si ante una caída de conexión necesitas seguir funcionando de manera offline

 

¿Qué pasos debo seguir para cada sistema de factura electrónica?

Sistema factura electrónica SII:

  1. Cumplir los requisitos
    1. Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades
    2. Calificar como contribuyente de primera categoría, de acuerdo al art.20 de la ley de impuesto a la renta
    3. Disponer de un computador personal con acceso a internet (Si tienes Windows, puedes usar los navegadores Chrome, Firefox o Explorer, si tienes Linux solo puedes usar Chrome y para Mac puedes usar safari)
    4. Verifica tu factibilidad aquí
    5. Disponer e instalar el certificado digital: esto es el carnet de identidad virtual de cada persona o empresa que permite ingresar al sistema de facturación electrónica y otras operaciones. Este certificado lo debes conseguir y comprar por proveedores autorizados por el SII. Además Aquí encontrarás las instrucciones para conseguirlo y la guía para instalarlo.  
  2. Inscríbete autentificándote con el certificado digital acá
  3. Configura tu computador para que pueda emitir factura electrónica. Aquí encontrarás las instrucciones según tu navegador.
  4. Ya puedes comenzar, en el sitio web de SII.cl accede al menú Portal Mipyme y elije la sección factura electrónica Mipyme e ingresa a “emisión de documentos tributarios electrónicos DTE”.
  5. ingresa a la opción factura, ingresa los datos, valida y visualiza.
  6. Confirma la emisión presionando firmar y enviar.
  7. Listo! ya has generado una factura electrónica firmada y enviada al SII. ( Si estas confundido, puedes ver estos pasos en imágenes acá)

 

Sistema de factura electrónica de mercado:

  1. Elige y contacta alguno de los proveedores autorizados por el SII. En BES somos proveedores oficiales y puedes encontrarnos en la lista oficial como BES Technology. 
  2. Debes cumplir los requisitos de inicio de actividades y calificar como contribuyente de primera categoría.
  3. Disponer e instalar el certificado digital que te permita autentificarte como emisor.  Este certificado lo debes conseguir y comprar por proveedores autorizados por el SII. Además Aquí encontrarás las instrucciones para conseguirlo y la guía para instalarlo
  4. Teniendo el certificado, el representante legal debe inscribirse como postulante aquí.
  5. Ya estas listo para comenzar, exige que la empresa proveedora te apoye en todas tus necesidades de facturación, ajustar la emisión a tus sistemas actuales y realizar pruebas iniciales para asegurar un buen funcionamiento de emisión de factura electrónica.

 

Si tienes dudas puedes contactarnos y te apoyaremos en el proceso de implementación y ajuste a tus necesidades actuales.

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