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5 Errores a evitar al implementar Factura Electrónica

5 Errores a evitar al implementar Factura Electrónica

 

La factura electrónica permite intercambiar documentos tributarios de manera electrónica entre la red de contribuyentes y negocios de manera rápida y segura.

La facturación electrónica hace a las empresas más eficientes en términos de procesos contables y logísticos, ahorra costos de almacenamiento, minimiza errores y protege al medio ambiente, entre otras ventajas.

Si aún no sabías, el plazo obligatorio para implementar la facturación electrónica se acorta, si estás muy desentendido del tema, acá una infografía resumen de factura electrónica.

 

Ahora, antes de implementar, las empresas cometen muchos errores comunes en el proceso de facturación electrónica, Acá listamos estos errores para que puedas prevenirlos y trabajarlos:

1. Falta de comunicación

Como es una obligación suele pasar que las empresas no suelen comunicar clara y transparentemente los beneficios y requerimientos a todos las partes involucradas e interesadas de la empresa (clientes, proveedores, socios, áreas involucradas). Una falta de claridad y transparencia de las expectativas de la factura electrónica lleva a que el proyecto de implementación y su posterior uso tenga desde leves a graves consecuencias. Si no se entienden los beneficios, no se podrá justificar la inversión de un sistema de factura electrónica. Si no se involucra a las partes interesadas o directamente afectadas (T.I, contabilidad, finanzas, logística) puede generar que los requerimientos de implementación o integración del sistema queden incompletos, por lo que posteriormente tendremos problemas en los procesos de las facturas.

2. Dejar todo para último

Si bien el mercado está preparado para rápidas implementaciones de sistemas de factura electrónica, el proceso no es tan vuelta de llave como se podría imaginar, hay una serie de pasos que se deben realizar para implementar factura electrónica. A fecha de hoy, queda un poco más de 4 meses para que se cumplan los plazos impuestos por el SII para las PYMES. Implementar factura electrónica al final de este periodo puede llevar a las empresas a encontrarse con escenarios como escoger un proveedor con poco capacity para tomar tu proyecto de integración de factura electrónica o encontrarse con retrasos de implementación que puede llevar a no cumplir la obligatoriedad o los requisitos de funcionamiento que necesitas para operar.

3. No dimensionar el modelo de negocio.

Existen sistemas de factura electrónica ofrecidos por proveedores de mercado (de pago) y el sistema gratuito del SII. Lo que muchas empresas no tienen en cuenta es que el sistema del SII, si bien es gratuito, solo busca cumplir las operaciones básicas de documentos tributarios electrónicos y considera un bajo volumen de documentos, es decir, es para pymes que no tienen problemas en emitir facturas 1 a 1 en el sistema.

Si la empresa tiene un gran volumen de facturas mensuales, una forma de despacho de facturas variable o necesita operar con internet, debe considerar una alternativa de mercado para cumplir con sus operaciones. Además, muchas empresas no dimensionan su crecimiento o la integración con sus sistemas actuales de administración u operación (como un sistema ERP). Esta integración no es trivial y puede tener grandes beneficios inmediatos automatizando y acelerando los procesos contables y otros relacionados con la facturación.

4. Considerar que la implementación de factura electrónica es un proyecto del área administrativa o IT.

Los resultados más inmediatos de la factura electrónica es la automatización y la integración con sistemas ya operacionales. Una implementación exitosa dependerá de un levantamiento colaborativo de los requerimientos de las partes interesadas y el soporte del área de T.I, contabilidad, finanzas y tesorería.

 

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5. Pensar que los requerimientos no puedan cambiar.

La implementación de factura electrónica no es una sola vez y nos olvidamos. Es muy probable que debido a tu crecimiento surjan nuevas oportunidades de mejora. Además, el SII puede exigir nuevos procedimientos o especificaciones de operación para ajustar una mejor interoperabilidad de la industria y empresas. Debemos considerar que la implementación de factura electrónica no termina con la obligatoriedad del SII, sino que al menos por ahora es compatible con los requisitos legales, pero esto puede cambiar a futuro.

 

En BES Consulting hemos implementado factura electrónica con clientes de alta exigencia en distintos mercados junto a integraciones con sistemas ERP como SAP Business One y Retail Pro. Contáctanos si necesitas ayuda o consejo sobre requerimientos, tiempos y costos de implementación.